СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ В «МОСТРА-ГРУПП»

Управление дебиторской задолженностью – приоритетная задача для любой компании. Своевременный контроль позволяет не только выявить проблемы, но и оперативно их устранить. Про данную систему в практике работы «Мостра-групп» рассказывает Анна Буловацкая, начальник отдела финансового контроля.

Каковы этапы системы управления дебиторской задолженностью в компании?

Первым и основополагающим этапом управления дебиторской задолженностью является разработка кредитной политики организации. В «Мостра-групп» условия кредитной политики закреплены в регламенте договорной работы с клиентами – документе, описывающем кредитные условия для клиентов разных каналов продаж и порядок работы с дебиторской задолженностью. На кредитной политике основывается система управления дебиторской задолженностью.

Эффективность системы управления дебиторской задолженностью зависит от того, насколько комплексно организация подходит к работе с дебиторкой. Так, своевременный анализ и контроль позволяет определить «узкие места» и меры, которые необходимо предпринять в каждом конкретном случае. На основании данных анализа определяются методы работы с дебиторами по возврату дебиторской задолженности (общение с клиентом по телефону, письмо, претензия, личная встреча, в случае невозможности согласования с клиентом возврата дебиторской задолженности – взыскание через ИМНС, по нотариальной надписи, обращение в суд) и ответственные за возврат лица. Выбор того или иного метода возврата зависит от особенностей должника, суммы и срока образования задолженности, готовности должника погасить имеющийся долг и др. 

Что включает в себя анализ дебиторской задолженности?

Анализ дебиторской задолженности включает следующие составляющие:

  • анализ общей суммы дебиторской задолженности организации по сегментам продаж/срокам образования;
  • определение оборачиваемости дебиторской задолженности;
  • анализ динамики дебиторской задолженности/просроченной дебиторской задолженности;
  • анализ структуры просроченной дебиторской задолженности;
  • оценка безнадежных долгов.

Как я говорила ранее, целью анализа дебиторской задолженности является определение методов работы с конкретной дебиторской задолженностью. Качественно проведенный анализ позволяет определить наиболее эффективные меры, которые позволят вернуть дебиторскую задолженность как можно ранее. Неверный выбор может не только не дать положительного результата, но и привести к негативным последствиям в сотрудничестве с клиентами и к необоснованным издержкам.

Как устанавливаются кредитные лимиты для клиентов?

Для клиентов, независимо от наличия истории продаж, устанавливается базовый лимит на одну торговую точку исходя из стоимости минимального ассортиментного набора, поставляемого в торговую точку данного формата. Но если для первых поставок базового лимита достаточно для насыщения товаром торгового объекта, то при росте объема товарооборота с клиентом базовый лимит может со временем стать недостаточным относительно потребности клиента в товаре. В данном случае необходима оценка объема товарооборота за предыдущий период, кредитной истории клиента, планируемого роста товарооборота. Если рассчитанный с учетом данных факторов лимит превысит базовый, он и будет являться действующим для клиента. При правильном планировании рассчитанный лимит обеспечит равномерность отгрузки товара и возврат дебиторской задолженности, не оказывая негативного влияния на товарооборот. Так как пересчет лимитов осуществляется в первых числах каждого месяца, при планомерном росте товарооборота клиент уже в начале нового месяца «заработает» больший лимит, чем в предыдущем периоде.

Как оценивается платёжеспособность клиентов? Определяются ненадежные клиенты?

Так как платежеспособность клиентов зависит от многих факторов (потребительский спрос, сезон и проч.), ее оценка проводится как в момент начала сотрудничества, так и в процессе работы с клиентом.

На этапе подписания договора и активации клиента в учетной системе данные о клиенте проверяются в реестре коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере. При отсутствии клиента в данном списке проверяем наличие клиента и его торговых объектов в торговом реестре Республики Беларусь. Только после проверки клиент активируется в учетной системе «Мостра-групп».

Платежеспособность клиента, с которым имеется история продаж, оценивается на основании данных об отгрузках/оплатах, периодах блокировки отгрузок, наличии фактов взыскания задолженности через ИМНС, суд и т.д. Тем не менее, наличие в истории работы с клиентом фактов несвоевременной оплаты не всегда говорит о «ненадежности» клиента – каждую ситуацию необходимо рассматривать индивидуально и оценивать тенденцию к улучшению/ухудшению кредитной дисциплины.

Кто занимается вопросами управления «дебиторкой» в «Мостра-групп»? Используются ли показатели для анализа эффективности работы ответственных сотрудников?

Если взглянуть на процесс возврата дебиторской задолженности глобально, то в этом процессе участвует множество сотрудников, начиная от торговых представителей «в полях» до специалистов кредит-контроля.

В зону ответственности торговых представителей входит непосредственно общение с клиентами по долгам, контроль поступления оплат за отгруженную торговым представителем продукцию.

Также за дебиторскую задолженность несут ответственность сотрудники отдела финансового контроля. Зона ответственности финансового контроля – проведение сверки взаиморасчетов с клиентами, оценка платежеспособности клиентов, контроль своевременности поступления оплат, контроль отгрузок товара клиентам с просроченной дебиторской задолженностью, непосредственно анализ дебиторской задолженности, общение с клиентами по проблемным долгам, определение методов взыскания просроченной задолженности, при необходимости – взыскание просроченной дебиторской задолженности через ИМНС.

Для всех сотрудников, отвечающих за тот или иной этап работы с дебиторской задолженностью, разработана система KPI, в которую включены показатели эффективности работы с дебиторской задолженностью.

Какие меры используют в «Мостра-групп» для воздействия на должников?

В случае возникновения просроченной задолженности действует автоматическая блокировка отгрузок в адрес должника – стоп-лист. Постановка должника в стоп-лист является дополнительным сигналом для торговых команд и специалистов кредит-контроля к принятию мер по возврату задолженности.

Когда необходимо вернуть долги, первая мера – это общение с должником. В большинстве случаев обсуждения необходимости скорейшего возврата достаточно, чтобы долг был возвращен в ближайшие дни.

В случае, когда должник полностью признает долг, но по каким-либо причинам долг не может быть погашен полностью в короткие сроки, рассматриваем погашение долга частями – в этом случае согласовываем график платежей. 

Если долг не погашен в течение двух недель, должнику направляется письменное уведомление о просроченном платеже с указанием сроков возврата и реквизитов для осуществления платежа.

Если же и письменное уведомление (претензия) не повлекло за собой возврат задолженности, применяются также:

- взыскание задолженности через ИМНС (в данном случае требование должнику выставляет налоговая инспекция, счета должника блокируются до списания задолженности либо отзыва требования налоговой инспекцией);

- взыскание задолженности в судебном порядке (должник несет расходы по пеням, процентам за пользование чужими денежными средствами, госпошлине).

Что является важным при работе с дебиторской задолженностью?

Как и любой бизнес-процесс, протекающий в «Мостра-групп», работа с дебиторской задолженностью строится с учетом принципов и ценностей компании. Безусловно, при работе с дебиторской задолженностью важна нацеленность на результат.  При этом в работе с дебиторской задолженностью необходимо не только достигнуть поставленных целей, но и в процессе работы руководствоваться принципами партнерства – ориентироваться на потребности как коллег, компании, так и клиентов, искать максимально выгодные для всех участников процесса решения. 

июль 2016

© 2017 “Мостра-групп”
Яндекс.Метрика
up