Приложение к Политике в отношении обработки персональных данных в обществе с дополнительной ответственностью «МОСТРА-ГРУПП»
Реестр обработки персональных данных
№ п/п |
Цель обработки |
Подразделение (лицо), ответственное за обработку |
Категории субъектов персональных |
Перечень обрабатываемых персональных данных |
Правовая основа |
Категории получателей |
Срок хранения |
1 |
Рассмотрение резюме (анкет, автобиографии, листков по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем и т.п.) кандидатов на замещение вакантных должностей в целях заключения трудового договора |
Отдел по подбору и адаптации персонала |
Физические лица, которые направили (предоставили) резюме нанимателю, физические лица, которые опубликовали резюме на интернет-портале по поиску работы (кандидаты на замещение вакантных должностей) |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), год рождения, сведения об образовании и опыте работы и иные персональные данные в соответствии с содержанием резюме (анкет, автобиографий, листков по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем и т.п.) |
Согласие – ст. 5 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 №99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон) при направлении резюме (анкеты) в электронном виде; абз. 16 ст. 6 Закона при направлении (предоставлении) резюме (анкеты) в письменном виде или в виде электронного документа |
Не передаются |
В случае непринятия на работу - 1 год (п. 645 Перечня типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь от 24.05.2012 №140 (далее – Перечень) |
В случае принятия на работу – 1 месяц |
|||||||
2 |
Оформление (прием) на работу |
Отдел по работе с персоналом |
Кандидаты на замещение вакантных должностей, члены их семей |
В соответствии со ст.26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) и иными законодательными актами |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 26 ТК; п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.05.2014г №5; иные правовые законодательные акты) |
Не передаются |
После увольнения - 75 лет (п.638.3 Перечня). Для руководителей -постоянно (п.638.1 Перечня) |
3 |
Изменение и прекращение трудовых отношений |
Отдел по работе с персоналом |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки и иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора |
абз. 8 ст. 6 Закона (гл. 3,4,9 и 12 ТК) |
Не передаются |
После увольнения – 75 лет (п. 638.3 Перечня) |
4 |
Предоставление трудовых и социальных отпусков |
Отдел по работе с персоналом |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), занимаемая должность работника, дата и вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей). |
абз. 8 ст. 6 Закона (гл. 12 ТК) |
Не передаются |
Графики трудовых отпусков – 1 год (п. 666 Перечня) Приказы о предоставлении трудовых отпусков – 3 года (п. 21.4. Перечня). По социальному отпуску – 75 лет (п. 21.4. Перечня) |
5 |
Формирование, ведение и хранение личных дел работников |
Отдел по работе с персоналом |
Работники, члены их семей |
В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 г. № 2 |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Не передаются |
После увольнения - 75 лет (п.638.3 Перечня). |
6 |
Ведение трудовых книжек |
Отдел по работе с персоналом |
Работники |
В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 г. №40 «О трудовых книжках» |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Не передаются |
Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования) (п.646 Перечня). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет (п. 648 Перечня) |
7 |
Ведение телефонного справочника |
Отдел по работе с персоналом |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), занимаемая должность работника, номер служебного телефона |
абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1. ч.1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) |
Не передаются |
1 месяц после увольнения |
8 |
Ведение системы учета документооборота |
Управление по обучению и развитию персонала Управление автоматизации бизнес-процессов |
Работники, иные лица, сведения о которых содержатся в указанных информационных системах |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника, занимаемая должность работника. Персональные данные иных лиц – в зависимости от цели обработки. |
В отношении работников – абз. 8 ст. 6 Закона, (п. 1. ч.1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК). В отношении иных лиц – в зависимости от цели обработки персональных данных. |
Не передаются |
Персональные данные работников – 1 месяц после увольнения. Персональные данные иных лиц – в зависимости от целей обработки. |
9 |
Ведение учета фактически отработанного времени |
Ответственное структурное подразделение |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника, занимаемая должность работника, сведения о времени нахождения или отсутствия на рабочем месте |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 132 ТК) |
Не передаются |
3 года (п.п. 466-468 Перечня) |
10 |
Командирование |
Отдел по работе с персоналом Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления учета, планирования и анализа |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника, занимаемая должность работника, сведения о проездных документах, бронирования гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 94-95 ТК) |
Могут передаваться третьим лицам (при покупке билетов, бронирования гостиниц, в организацию по месту командирования) |
3 года при служебных командировках за границу – 10 лет (п.п. 663-665 Перечня) |
11 |
Выплата заработной платы |
Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления учета, планирования и анализа |
Работники, члены их семей |
Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о заработной плате, банковские данные |
абз. 8 ст. 6 Закона (п. 4 ч. 1 ст. 55 ТК) |
Банки, налоговые и иные государственные органы |
75 лет (п. 183 Перечня) |
12 |
Оформление необходимых для назначения пенсий документов |
Отдел по работе с персоналом |
Работники |
В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 г. №1596- XII «О пенсионном обеспечении» |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
До предоставления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
13 |
Применение мер поощрения |
Отдел по работе с персоналом Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления учета, планирования и анализа |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), занимаемая должность работника, иные сведения, послужившие основанием для поощрения |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Не передаются |
75 лет (п. 21.3 Перечня) |
14 |
Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности |
Отдел по работе с персоналом Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления учета, планирования и анализа |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника |
абз. 8 ст. 6 Закона (гл. 14, 37 ТК) |
Не передаются |
3 года (п.21.4 Перечня) |
15 |
Предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством о труде |
Отдел по работе с персоналом Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления учета, планирования и анализа |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации |
абз. 8 ст. 6 Закона
|
Не предаются |
В зависимости от гарантии или компенсации в соответствии с Перечнем |
16 |
Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку |
Управление по обучению и развитию персонала Отдел по работе с персоналом Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления учета, планирования и анализа |
Работники |
Паспортные данные, сведения о занимаемой должности |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 2201 ТК) |
Организации, осуществляющие профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку |
5 лет (п.940 Перечня) |
17 |
Ведение воинского учета |
Отдел по работе с персоналом |
Работники – военнообязанные, члены их семей |
В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27.01.2020 №5 «Об установлении форм документов воинского учета» |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 9 Закона Республики Беларусь от 05.11.1992 г. №1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе») |
Местные исполнительные и распорядительные органы, военные комиссариаты, органы государственной безопасности и иные государственные органы и осуществляющие воинский учет |
5 лет (п. 657 Перечня) |
18 |
Рассмотрение индивидуальных трудовых споров |
Ответственное структурное подразделение |
Работники, стороны индивидуальных трудовых споров |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), занимаемая должность работника, сведения о трудовой деятельности в организации, иные данные, необходимые для разрешения индивидуальных трудовых споров |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 235 ТК). |
Стороны трудовых споров (представители профсоюза, нанимателя) |
5 лет - после урегулировании спора (п. 473 Перечня) |
19 |
Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц |
Отдел по работе с персоналом Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления учета, планирования и анализа |
Работники, лица, работающие по гражданского-правовому договору |
В соответствии с постановлением Правления ФСЗН Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.06.2014 №7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета» |
абз. 8 ст. 6 Закона |
ФСЗН |
5 лет (п. 604.2 Перечня) |
20 |
Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
Ведущий инженер по охране труда Отдел по работе с персоналом |
Работники |
Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности |
абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 224 ТК, гл. 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 25.08.2006 г. №530) |
Белгосстрах |
3 года (п. 511 Перечня) |
21 |
Расследование несчастных случаев на производстве |
Ведущий инженер по охране труда Отдел по работе с персоналом |
Работники |
В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14.08.2015 г. №51/94 «О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» |
абз. 8 ст. 6 Закона (п. 6 ч. 1 см. 55 ТК) |
Белгосстрах, представители профсоюза нанимателя |
10 лет (п. 512 Перечня) |
22 |
Выплата пособий по временной нетрудоспособности |
Отдел по работе с персоналом Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления учета, планирования и анализа |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), занимаемая должность, сведения о состоянии здоровья работника |
абз. 8 ст. 6 Закона |
ФСЗН |
3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п. 194 Перечня) |
23 |
Ведение учета нуждающихся в оздоровлении и санаторно-курортном лечении |
Управление по обучению и развитию персонала |
Работники, несовершеннолетние дети работника, их другой родитель |
В соответствии с Положением о порядке направления населения на санаторно-курортное лечение и оздоровление, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 28 августа 2006 г. № 542 |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Не передаются |
В соответствии с Главой 8 перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения, установленного приказом Министерства юстиции Республики Беларусь, Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 апреля 2019 г. № 11 |
24 |
Прохождение неоплачиваемой практики в Обществе |
Отдел по работе с персоналом |
Практиканты |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), год рождения, сведения об образовании и месте обучения |
абз. 15, 20 ст. 6 Закона (Кодекс Республики Беларусь об образовании) |
Не передаются |
3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора (п. 885 Перечня) |
25 |
Рассмотрение обращений, в том числе внесенных в книгу замечаний и предложений |
Ответственное структурное подразделение |
1. Граждане, подавшие (подающие) обращения, в том числе потребители 2. Иные лица, чьи персональные данные указаны в обращении |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), адрес места жительства, суть обращения, иные сведения, указанные в обращении |
абз. 20 ст. 6, абз. 16 п. 2 ст. 8 Закона (п. 1 ст. 3 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 г. №300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц») |
Не передаются |
5 лет с даты последнего обращения; 5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений (п.76, 80 Перечня) |
26 |
Осуществление административных процедур |
Ответственное структурное подразделение |
Работники, в том числе уволенные |
В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственных органами и иными организациями по заявлением граждан, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 №200 |
абз. 20 ст. 6 Закона (ст.ст. 14,15 Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 г. №433-З «Об основах административных процедур») |
Не передаются |
В зависимости от административной процедуры в соответствии с Перечнем |
27 |
Организация системы видеонаблюдения в помещениях организации для обеспечения учета рабочего времени, принятии мер безопасности и сохранности материальных ценностей организации |
Ответственное структурное подразделение |
Работники, посетители офисных помещений, складов и иных объектов Общества |
Изображение человека |
ст. 5, абз. 20 ст. 6 Закона |
Не передаются |
На срок, необходимый Оператору для достижения целей обработки |
28 |
Заключение, исполнение, изменение и расторжение гражданско-правовых договоров, документы во исполнение договоров |
Ответственное структурное подразделение |
Лицо, уполномоченное на подписание договора, в том числе физические лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы лица, |
1. В случае заключения договора с физическим лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных |
Контрагенты |
3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п.66 Перечня) |
29 |
Доверенности Общества и контрагентов |
Ответственное структурное подразделение, представители контрагентов |
Работники, представители контрагентов |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), должность, данные документа, удостоверяющего личность |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Контрагенты |
10 лет после окончания срока действия доверенности (п.п.63-64 Перечня) |
30 |
Первичные учетные документы, акты сверки |
Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления учета, планирования и анализа Ответственное структурное подразделение |
Работники, представители контрагентов |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), данные доверенности, место работы |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Контрагенты |
10 лет после окончания срока действия доверенности (п.п.63-64 Перечня) |
31 |
Обеспечение пропускного режима на объектах Общества |
Ответственное структурное подразделение |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) |
абз. 8 ст. 6 Закона |
Не передаются |
На срок, необходимый Оператору для достижения целей обработки |
32 |
Использование внутренних информационных систем Общества: Outlook, 1С:Предприятие 8.3, 1С Предприятие 7.7 для SQL, Confluence, Webtutor, Меркурий, В2В Communicator, корпоративного портала и т.д. |
Ответственное структурное подразделение |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), фотографии, рабочие e-mail и телефон, личный телефон, адрес регистрации, адрес проживания, контакты родственников, должность, номер паспорта, кем и когда выдан, срок действия паспорта, период работы в должности, дата рождения, место рождения. |
ст. 5, абз.8 ст. 6 Закона |
Не передаются |
На срок, необходимый Оператору для достижения целей обработки |
33 |
Идентификация посетителя сайта Общества; предоставление посетителю сайта информации об Операторе и виде деятельности; установление обратной связи, включая направление уведомлений, запросов, касающихся оказания услуг, обработка запросов и заявок от посетителя сайта; |
Уполномоченное лицо/Ответственное структурное подразделение |
Посетители Интернет-сайта Общества |
Персональные данные, указанные при регистрации и использовании сайта, в том числе: фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, контактный телефон, адрес электронной почты. Статистические данные и файлы Cookies. Данные о поведении и предпочтениях пользователей, получаемых посредством сервисов типа Google Analitics, IP (без возможности работы с IP-адресами в статистике), User-Agent, ClientID (идентификатор пользователя). Данные о фактах заполнения форм на веб-сайтах, включая ошибки при их заполнении. |
Ст. 5, 7 Закона |
Уполномоченным лицам |
На срок, необходимый Оператору для достижения целей обработки |
34 |
Для использования сервисов/ мобильных приложений Общества |
Уполномоченное лицо/Ответственное структурное подразделение |
Пользователи сервисов/мобильных приложений Общества |
Персональные данные, указанные при регистрации и использовании сервиса/приложения, в том числе: фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, адрес регистрации по месту жительства, контактный телефон, адрес электронной почты, фото, данные банковский карт, клиентский номер пользователя (логин), персональный код пользователя (пароль), данные о поведении и предпочтениях пользователей, получаемых посредством сервисов типа Google Analitics, IP (без возможности работы с IP-адресами в статистике), User-Agent, ClientID (идентификатор пользователя), данные о содержании, стоимости, статусе выполнения заказов, |
ст. 5, 7 Закона |
Уполномоченным лицам |
На срок, необходимый Оператору для достижения целей обработки |
35 |
Реализация действующих систем единовременных и накопительных скидок и бонусов за оказываемые услуги, акций и программ лояльности |
Уполномоченное лицо/Ответственное структурное подразделение |
Пользователи сервисов/мобильных приложений Общества |
Персональные данные, указанные при регистрации и использовании сервиса/приложения, в том числе: фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, контактный телефон, адрес электронной почты |
ст. 5, 7 Закона |
Уполномоченным лицам |
На срок, необходимый Оператору для достижения целей обработки |
36 |
Рассылка информационного, новостного и рекламного характера, связанная с продукцией (работами, услугами) |
Уполномоченное лицо/Ответственное структурное подразделение |
Пользователи сайтов, сервисов/мобильных приложений Общества |
Персональные данные, указанные при регистрации и использовании сайта, сервиса/приложения, в том числе: фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, контактный телефон, адрес электронной почты |
ст. 5, 7 Закона |
Уполномоченным лицам |
На срок, необходимый Оператору для достижения целей обработки |
37 |
Участие работников в общественной жизни организации, спортивных, культурно-массовых мероприятиях |
Ответственное структурное подразделение |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), должность, данные документа, удостоверяющего личность |
ст. 5 Закона |
Организаторы мероприятий |
На срок трудовой деятельности в организации и 1 месяц после увольнения |
38 |
Размещение информации о работниках и их фотографий на интернет-сайте/корпоративном портале организации |
Ответственное структурное подразделение |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), должность |
ст. 5, 7 Закона |
Уполномоченным лицам |
На срок трудовой деятельности в организации и 1 месяц после увольнения |
39 |
Организация добровольного медицинского страхования |
Ответственное структурное подразделение |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), должность, данные документа, удостоверяющего личность |
ст. 5 Закона |
Страховая организация |
На срок трудовой деятельности в организации и 1 месяц после увольнения |
40 |
Предоставление паспортных данных работников в банк для получения зарплатной карточки |
Отдел бухгалтерского учета и отчетности управления учета, планирования и анализа |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), должность, данные документа, удостоверяющего личность |
ст. 5 Закона |
Банк |
На срок трудовой деятельности в организации и 1 месяц после увольнения |
41 |
Бронирование гостиниц, заказ проездных документов (билетов) |
Ответственное структурное подразделение |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), данные документа, удостоверяющего личность |
ст. 5 Закона |
Гостиницы, сайты и пункты продажи проездных билетов и т.п. |
На срок трудовой деятельности в организации и 1 месяц после увольнения |
42 |
Представление работника при приеме на работу/ переводе на другую работу, информирование о дне рождения работника посредством почтовой рассылки работникам организации |
Ответственное структурное подразделение |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), данные об образовании, ученой степени, ученом звании; данные о роде занятий
|
ст. 5 Закона |
Не передаются |
На срок трудовой деятельности в организации и 1 месяц после увольнения |
43 |
Предоставление подарков несовершеннолетним детям работников |
Ответственное структурное подразделение |
Дети работников |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), данные о детях |
ст. 5 Закона |
Не передаются |
На срок трудовой деятельности в организации и 1 месяц после увольнения |
44 |
Ведение списка аффилированных лиц организации |
Ответственное структурное подразделение |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), данные о супруге, родителях (опекунах, попечителях), детях и их супруге, усыновителях, дедах, бабках, совершеннолетних внуках и их супругах, родных братьях и сестрах и родителях супруга (супруги) |
абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 9 декабря 1992 г. № 2020-XII «О хозяйственных обществах») |
Контрагенты, банки, налоговые и иные государственные органы |
На срок трудовой деятельности в организации и 1 месяц после увольнения |
45 |
Формирование справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности организации |
Ответственное структурное подразделение |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), должность |
ст. 5, 7 Закона |
Уполномоченным лицам |
На срок трудовой деятельности в организации и 1 месяц после увольнения |
46 |
Проведение анкетирования среди работников по вопросам корпоративной культуры организации и иных развлекательных мероприятий |
Ответственное структурное подразделение |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), должность |
ст. 5, 7 Закона |
Уполномоченным лицам |
На срок трудовой деятельности в организации и 1 месяц после увольнения |