Автоматизации HR-процессов в компании уделяется особое внимание, так как большая часть первичной информации, на которую опираются другие отделы, формируется в департаменте управления персоналом, о чем расскажет Татьяна Романюк, начальник сектора кадрового делопроизводства.
Автоматизация каких процессов сегодня внедрена в «МОСТРА-ГРУПП»?
Автоматизирование работы отдела по работе с персоналом началось с наиболее трудоемкого процесса - трудоустройство, который на то время (2014 год) занимал 2-4 часа, так как и сотрудникам и кадровым работникам приходилось заполнять нормативные бланки вручную. В связи с экстенсивным движением персонала, специалисты по кадрам не всегда успевали оперативно внести информацию в базу данных 1С, что оказывало непосредственное влияние на работу других отделов. Снижение временных затрат после автоматизации процесса на выполнение кадровых операций позволило сотрудникам тратить не более часа.
В компании оптимизировано множество печатных форм документов, которые необходимы для трудоустройства/приема/увольнения/перевода сотрудников, и их регистрация. Предоставление отпусков и командировок, ведение договоров подряда, личного дела сотрудника, управленческий учет и многие другие процессы ведутся также автоматически.
«МОСТРА-ГРУПП» насчитывает 10 филиалов, и в области HR-службы существовала проблема с работой в регионах. Кадровые работники в ответвлениях ведут учет штатной структуры, и полученные данные передают в головной офис в Минске. В связи с отсутствием программы 1С в регионе, сотруднику в Минске необходимо было внести информацию не только по закрепленному за ним городу, но и выполнять сопутствующую работу по другим филиалам. Автоматизация данного процесса позволила не только снизить трудозатраты, но и наладить систему коммуникаций между филиалами, снизить ошибки при оформлении документации.
Прошедшая в 2016 году деноминация стала главным событием, требовавшим автоматизирования многих процессов. К ней мы готовились заранее: обновили локальные нормативные акты, провели инструктаж по охране труда, переоформили дополнительные соглашения к контрактам, изменили штатное расписание и др. Данный процесс был достаточно масштабным, в компании работает 2 тыс. человек, и для каждого необходимо было переоформить документы. Благодаря помощи программиста 1С компании, мы успели все во время скорректировать.
Кроме снижения временных затрат, какие еще задачи позволила решить автоматизация?
Прежде всего, своевременное поступление данных в другие отделы. Благодаря автоматизации HR-сотрудники оперативно вносят данные о персонале, а в дальнейшем на основании этой базы другие подразделения формируют собственную документацию. Именно несвоевременность внесения данных специалистом по кадрам, не позволяла двигаться процессу распространения информации дальше по другим департаментам.
Исходя из этого, хочу отметить, что вторая задача, которую удалось достигнуть – налаженная система коммуникаций между отделами. 1С – единая база, необходимая информация находится в доступе многих подразделений компании. Отмечу, что мы работаем на базе 7 версии программы, от перехода к более усовершенствованной 1С. 8 наша компания отказалась, так как в действующей базе уже налажен процесс взаимодействия между кадрами и финансами, для чего с обоих сторон была приложена масса усилий.
Снижение ошибок при обработке данных – важная задача, которую удалось достичь. Человеческий фактор никто не отменял, однако теперь, когда вся информация вводится и выводится автоматически, недочетов стало меньше.
Появилась возможность анализировать информацию о кадровом составе, использовании рабочего времени и фонда оплаты труда для принятия управленческих решений. Кроме того, ускорился процесс ввода и расчета первичных данных.
Какие процессы, не затронутые автоматизацией, планируется реализовать в ближайшей перспективе?
Сегодня у нас есть проекты, которые уже находятся на стадии завершения. Первый проект – это формирование автоматической статистической отчетности. Данный процесс требует много времени для анализа всех данных, а отправлять отчет необходимо ежемесячно. Вторым проектом, которым занимается начальник сектора по заработной плате, является автоматизация расчета премиальной части. Данные проекты позволят оптимизировать не только временные затраты, но и снизят погрешности при расчетах.
С 24 октября 2016 года внесены изменения в закон «О занятости населения Республики Беларусь». Важным подпунктом в данном нормативном документе для работы специалистов HR-департамента является подача информации о вакансиях «МОСТРА-ГРУПП» в центр занятости каждые 5 календарных дней. Штатное расписание в компании составляется вручную в Exel, поэтому анализировать так часто штатную численность и наличие вакансий достаточно проблематично. К слову, раньше на этот процесс отводилось 14 дней, информацию необходимо было подавать 2 раза в месяц. Поэтому главная задача для нашего отдела сегодня – автоматизация штатного расписания в 1С, к разработке которого мы приступили.
Еще одним важным проектом, который находится в стадии реализации и затрагивает не только отдел по работе с персоналом, но и другие подразделения, является формализация прав доступа к программному обеспечению. Суть программы заключается в том, что определенному человеку присваивается право доступа: автоматическое заведение учетной записи, выдача материальных ценностей, право доступа к локальному диску и др. Внедрение данного права позволит ускорить процесс получения необходимой информации конкретному работнику.
Не всегда знаешь, что тот или иной процесс можно автоматизировать, а когда понимаешь, что это можно применить в компании, то появляется множество идей. Поэтому планов по оптимизации еще очень много.
