Экспертность «МОСТРА-ГРУПП» во внедрении системы электронного документооборота

Электронный документооборот (Прим.: ЭДО или EDI) предусматривает обмен документами, необходимыми для коммерческой деятельности компании, такими как: прейскурант, заказ покупателя, уведомление об отгрузке и прочие. Особую ценность электронные документы приобретают при их подписи электронно-цифровой подписью (Прим.: ЭЦП), такие как электронная накладная, акт выполненных работ и т.п.

Документы с ЭЦП юридически значимы, их не нужно распечатывать, подписывать, скреплять печатью или штампом. Это позволяет сократить финансовые и трудозатраты, избавиться от утери документов и необходимости предоставлять их заново.

До использования технологии EDI базовый процесс работы с заказами ключевой розницы требовал больше ресурсов коммерческого департамента. Обработка заказов включала несколько этапов: внесение заказов в учётную систему, контроль соблюдения коммерческих условий при отгрузке и графика доставки, предоставление подтверждений в форме, которую установил клиент. Несоответствия в обработке заказов устранялись по факту их выявления при приёмке в торговых объектах, что удлиняло процесс сдачи товаров и усложняло взаимодействие с клиентами.

Ориентируясь на оптимизацию бизнес-процессов компании и на потребности клиентов, менеджментом «МОСТРА-ГРУПП» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

В бизнес-процессы были внесены изменения, направленные на предупреждение снижения потерь в цепочке «заказ – приёмка» и повышение качества клиентского сервиса.

В качестве схемы работы по ЭДО компания выбрала интеграцию с собственным программным комплексом «Меркурий». Проектная команда по запуску EDI разработала дополнительный модуль, предназначенный для первичной обработки заказов, поступающих по EDI-каналу: приём, проведение входного контроля и предоставление обратной связи клиенту.

Входной контроль решает задачи, связанные с особенностями формирования заказов клиентов. Заказ проверяется на актуальность ассортимента, кратность, соответствие графику доставки, а также соответствие отгрузочной цены той, которую ожидает клиент. Настройки опций входного контроля и методов обработки заказов позволяют гибко управлять процессом в соответствии с текущими циклограммами и адаптироваться к их изменениям.

Автоматизированный бизнес-процесс между «МОСТРА-ГРУПП» и ее клиентами происходит непосредственно в учетных системах. Пользователи принимают участие при выявлении отклонений на входном контроле. При таком процессе минимизируются ошибки, повышается качество обработки и скорость предоставления обратной связи клиенту.

Система обработки заказов непрерывно развивается, ведутся работы по изменению существующих алгоритмов, исходя из требований законодательства, а также особенностей работы с заказами.

Сегодня к системе электронного документооборота подключены 9 филиалов компании и налажен обмен с торговыми сетями: «ГИППО», «GREEN», «АЛМИ», «ProStore», «Виталюр» и «А-100». Подключение торговых сетей к работе через EDI продолжается.

 Результатом внедрения проекта при подключении новой сети к работе через EDI является снижение на 67% количества фактов составления актов при приёмке по количеству и качеству по причинам несоответствия цен, актуальности заказа и поданного ассортимента. Сокращение количества фактов составления актов в год подключения сети наблюдается на уровне 55%, а в последующие годы этот показатель прогнозируемо продолжит снижаться на 30%.

В настоящее время в «МОСТРА-ГРУПП» ведётся работа по запуску модуля обмена юридически значимых документов.

© 2021 «МОСТРА-ГРУПП»
Яндекс.Метрика
up