Исследования Американской ассоциации психологов показали, что в режиме многозадачности наш мозг тратит доли секунды на переключение между делами. В моменте это незаметно. Однако, такие «паузы» приводят к потере 40% рабочего времени сотрудника.
Избавиться от многозадачности сложно. А вот оптимизировать ее и сократить потери времени на выполнение задач вполне реально. Об этом мы поговорили с Юрием Лапицким, директором по информационно-аналитической работе компании «МОСТРА-ГРУПП».
СОВЕТ №1: ПЛАНИРУЙТЕ СВОЙ ДЕНЬ/НЕДЕЛЮ
Первое правило любого тайм-менеджмента — to do list или список дел. Простой и всем понятный инструмент. От себя рекомендую отводить в графике время на экстренные и неожиданные задачи. Четкое расписание поможет минимизировать «наслаивание» дел.
Я предпочитаю планировать ежедневные и еженедельные задачи в смартфоне. В этом мне помогает календарь OutLook. Можно использовать и другие полезные приложения для телефона, такие как Evernote и Хаос-контроль.
Если же необходимо планирование в рамках проекта, то рекомендую использовать для этого специальные программные инструменты. Это могут быть Jira, Trello или Microsoft Project и др.
СОВЕТ №2: ПОДБЕРИТЕ УДОБНУЮ СИСТЕМУ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
Существует множество различных приемов тайм-менеджмента. Я поделюсь способом, который сам использую в работе – «Метод поедания слона». Слон – это объемная задача. Чтобы его съесть, необходимо сделать из него стейки. Другими словами, задача дробится на несколько менее объемных. Эти пункты вносятся в ежедневный план и постепенно выполняются.
В результате вы создаете четкий алгоритм выполнения задачи. А благодаря планированию времени на выполнение каждого пункта, дела не пересекают друг друга.
СОВЕТ №3: РАССТАВЛЯЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ
В своем расписании я советую выделить наиболее сложные задачи, затем установить время и условия для их выполнения без отвлекающих факторов. Американская ассоциация психологов утверждает: чем более сложное и менее знакомое дело выполняется, тем больше времени уходит на переключение между несколькими вопросами. В таких ситуациях я стараюсь сконцентрироваться исключительно на одном пункте, что позволяет сэкономить время и энергию. Кроме того, наиболее эффективно относить трудные задачи на утреннее время.
СОВЕТ №4: ИСПОЛЬЗУЙТЕ МНОГОЗАДАЧНОСТЬ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ПОВТОРЯЮЩИХСЯ ДЕЛ
Если многозадачности не избежать, то пользуйтесь ею тогда, когда работаете со знакомыми или повторяющимися задачами. В этом случае «паузы» на переключения сведутся к минимуму.
СОВЕТ №5: ЧЕРЕДУЙТЕ РАБОТУ С РАБОТОЙ
Мы окружены такими «ловушками» как электронная почта, мессенджеры и социальные сети. Важно помнить, что многозадачность – это выполнение нескольких видов работы одновременно, а не прерывание задач на чтение очередной рассылки или просмотр фото. Постарайтесь отключить уведомления в соцсетях и закрыть лишние вкладки в браузере.
Я привел пять советов, которые помогли оптимизировать мой график и свести к минимуму время работы в режиме многозадачности. Надеюсь, это поможет и вам.
