Закупки — одна из самых ресурсозатратных функций бизнеса, где любая ошибка может дорого обойтись. Если процессы организованы неэффективно, компания рискует потерять средства. Грамотная настройка позволит снизить затраты, повысить надежность поставок и сделать систему прозрачной и управляемой. Как оптимизировать процесс закупок, чтобы он приносил реальные результаты, рассказал ведущий специалист отдела закупок «МОСТРА-ГРУПП» Виталий Канин.
Аудит эффективности закупок
Эффективность закупок — это комплексный показатель, который зависит от многих факторов: четкой закупочной стратегии, процесса планирования и бюджетирования, системы KPI, управления рисками и остатками, эффективности документооборота, отношений с поставщиками. Качественная внутрикорпоративная коммуникация не менее важна, она необходима для эффективного взаимодействия отдела закупок с другими департаментами (логистика, финансы, юристы и пр.). На все эти пункты обращают внимание специалисты «МОСТРА-ГРУПП».
Определение правил и целей закупок
Без четких правил и целей закупки превращаются в хаотичный процесс: разные сотрудники принимают решения по‑своему, нет единых стандартов, возникают лишние расходы и перебои. Формализация целей и правил создает прозрачность, управляемость и предсказуемость. В «МОСТРА-ГРУПП» придерживаться приоритетной цели помогает правило «семи N», которое гласит: обеспечение нашего клиента нужным товаром в нужном объеме и качестве, в правильном месте и в оптимальные сроки при минимальных затратах.
Управление ассортиментом
Постоянный мониторинг продаж и остатков позволяет своевременно корректировать ассортимент, добавлять новые позиции только при подтвержденной потребности и поддерживать баланс между избытком и дефицитом.
На первом этапе проводится анализ текущего ассортимента: выявляются товары, которые продаются редко или создают неликвидные остатки, а также определяются взаимозаменяемые позиции. Далее формируются группы аналогов, исключаются дублирующие SKU и проводится классификация, например, в «МОСТРА-ГРУПП» это делают по методам ABC/XYZ‑анализа.
Автоматизация и контроль
Процесс закупок невозможно представить без цифровых технологий. Чем больше данных и операций проходит через отдел закупок, тем выше риск ошибок и потерь времени. Именно поэтому компании переходят на автоматизированные системы.
Цифровые инструменты автоматизируют закупочный процесс и решают несколько ключевых задач:
- ускоряют закупочный цикл и сокращают время на оформление заказов;
- уменьшают вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, включая потерю документов и несвоевременные согласования;
- консолидируют всю информацию о закупках, поставщиках и договорах в единой базе, обеспечивая быстрый доступ;
- делают процессы открытыми и легко контролируемыми на всех этапах.
В компании «МОСТРА-ГРУПП» для автоматизации закупок применяют специализированное ПО «Меркурий», 1C, а также аналитические инструменты Power BI, DAX и Cube.
Эффективные закупки представляют собой результат стратегии, правил, управления ассортиментом и автоматизации. Грамотная организация этого процесса снижает затраты, минимизирует риски и обеспечивает стабильные поставки, превращая закупки из затратной функции в источник конкурентного преимущества.
