Принимая во внимание особенности торговли и основываясь на принципах клиентоориентированности, между компанией «МОСТРА-ГРУПП» и ее клиентами существует договоренность по возврату некондиционного товара из торговых объектов клиентов силами компании.
Ранее процесс возврата некондиции не был автоматизирован. Так, торговые агенты компании на основании доверенности забирали некондиционный товар по возвратным накладным из торговых объектов. И в «МОСТРА-ГРУПП» не проверяли соответствие количества товара, указанного в доверенности, с количеством, указанным торговой точкой в возвратной накладной, и фактическим количеством товара. Также не контролировалось, был ли реально осуществлен возврат на склад, в каком количестве и др. Документы на возврат выписывались вручную, в программе не отображалось количество возвратов и торговых объектов, возвращающих некондицию. С целью управления товарными потоками, контроля процесса и снижения потерь компании по данному бизнес-процессу, в августе 2018 года в «МОСТРА-ГРУПП» был запущен проект автоматизации процесса вывоза некондиционного товара, требующего утилизации, из торговых объектов по бакалейному, кондитерскому и нон-фуд направлениям.
Результатом внедрения проекта стала организация процесса возврата некондиции через логистического провайдера компании. Инициатором возврата в программе является торговый агент, который в течение месяца посещает торговые объекты, собирает информацию о количестве некондиционного товара и вносит ее в программу путем штрих-код сканирования SKU, формируя в системе виртуальный «контейнер» на возврат. Уже на старте программа проверяет возвратный товар по заданному списку критериев. В случае соответствия всем критериям программа подтверждает все SKU к возврату и автоматически формирует полный пакет документов (заявка на возврат, доверенность и др.). Заявки накапливаются в программе в течение месяца. Затем, как правило на первой неделе следующего месяца, логистический департамент «МОСТРА-ГРУПП» обрабатывает все заявки в программе и направляет их логистическому провайдеру, который маршрутизирует их единым пулом и забирает из всех торговых объектов синергированно по всем контрактам компании в течение установленного срока действия доверенности. Заявки имеют опцию приоритизации в случае, если в торговом объекте накопился значительный объем к возврату и нет возможности его хранить.
Тестирование и внедрение проекта длилось около года, так как торговым объектам и торговым агентам было сложно перестроиться на новый процесс, сроки вывоза некондиции были нестабильны. Однако, специалисты «МОСТРА-ГРУПП» решительно шли к своей цели и проделали сложную работу по проработке требований и технической реализации, в которой учтены все нюансы сложного нового бизнес-процесса. Внедрение было поэтапным, как в разрезе контрактов, так и в разрезе географии. Запуск начался с Мозыря, затем подключили все регионы, и в последнюю очередь проект был запущен в Минске. На текущий момент проект работает по всей республике.
В результате внедрения проекта сократилось количество возвратных документов на 27% по сравнению с прошлым годом. Бизнес-процесс возврата стал регламентирован и прозрачен, все ручные операции были оптимизированы.
Последний этап, который сейчас реализуется в компании – это выборочный контроль. В компании планируют проводить выборочную проверку возращенного некондиционного товара из торговых объектов. На складе выборочно будет происходить вскрытие контейнеров с некондицией и их проверка на соответствие определённым критериям: непосредственное наличие товара, количество и его состояние. В случае выявления несоответствий, компания будет регистрировать их в программе. Недобросовестные торговые объекты, которые допустили нарушения, попадут под пристальный контроль с возможным изменением условий сотрудничества.
