Управление дебиторской задолженностью – приоритетная задача для любой компании. Своевременный контроль позволяет не только выявить проблемы, но и оперативно их устранить. Про данную систему в практике работы «МОСТРА-ГРУПП» рассказывает Анна Буловацкая, начальник отдела финансового контроля.
Каковы этапы системы управления дебиторской задолженностью в компании?
Первым и основополагающим этапом управления дебиторской задолженностью является разработка кредитной политики организации. В «МОСТРА-ГРУПП» условия кредитной политики закреплены в регламенте договорной работы с клиентами – документе, описывающем кредитные условия для клиентов разных каналов продаж и порядок работы с дебиторской задолженностью. На кредитной политике основывается система управления дебиторской задолженностью.
Эффективность системы управления дебиторской задолженностью зависит от того, насколько комплексно организация подходит к работе с дебиторкой. Так, своевременный анализ и контроль позволяет определить «узкие места» и меры, которые необходимо предпринять в каждом конкретном случае. На основании данных анализа определяются методы работы с дебиторами по возврату дебиторской задолженности (общение с клиентом по телефону, письмо, претензия, личная встреча, в случае невозможности согласования с клиентом возврата дебиторской задолженности – взыскание через ИМНС, по нотариальной надписи, обращение в суд) и ответственные за возврат лица. Выбор того или иного метода возврата зависит от особенностей должника, суммы и срока образования задолженности, готовности должника погасить имеющийся долг и др.
Что включает в себя анализ дебиторской задолженности?
Анализ дебиторской задолженности включает следующие составляющие:
- анализ общей суммы дебиторской задолженности организации по сегментам продаж/срокам образования;
- определение оборачиваемости дебиторской задолженности;
- анализ динамики дебиторской задолженности/просроченной дебиторской задолженности;
- анализ структуры просроченной дебиторской задолженности;
- оценка безнадежных долгов.
Как я говорила ранее, целью анализа дебиторской задолженности является определение методов работы с конкретной дебиторской задолженностью. Качественно проведенный анализ позволяет определить наиболее эффективные меры, которые позволят вернуть дебиторскую задолженность как можно ранее. Неверный выбор может не только не дать положительного результата, но и привести к негативным последствиям в сотрудничестве с клиентами и к необоснованным издержкам.
Как устанавливаются кредитные лимиты для клиентов?
Для клиентов, независимо от наличия истории продаж, устанавливается базовый лимит на одну торговую точку исходя из стоимости минимального ассортиментного набора, поставляемого в торговую точку данного формата. Но если для первых поставок базового лимита достаточно для насыщения товаром торгового объекта, то при росте объема товарооборота с клиентом базовый лимит может со временем стать недостаточным относительно потребности клиента в товаре. В данном случае необходима оценка объема товарооборота за предыдущий период, кредитной истории клиента, планируемого роста товарооборота. Если рассчитанный с учетом данных факторов лимит превысит базовый, он и будет являться действующим для клиента. При правильном планировании рассчитанный лимит обеспечит равномерность отгрузки товара и возврат дебиторской задолженности, не оказывая негативного влияния на товарооборот. Так как пересчет лимитов осуществляется в первых числах каждого месяца, при планомерном росте товарооборота клиент уже в начале нового месяца «заработает» больший лимит, чем в предыдущем периоде.
Как оценивается платёжеспособность клиентов? Определяются ненадежные клиенты?
Так как платежеспособность клиентов зависит от многих факторов (потребительский спрос, сезон и проч.), ее оценка проводится как в момент начала сотрудничества, так и в процессе работы с клиентом.
На этапе подписания договора и активации клиента в учетной системе данные о клиенте проверяются в реестре коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере. При отсутствии клиента в данном списке проверяем наличие клиента и его торговых объектов в торговом реестре Республики Беларусь. Только после проверки клиент активируется в учетной системе «МОСТРА-ГРУПП».
Платежеспособность клиента, с которым имеется история продаж, оценивается на основании данных об отгрузках/оплатах, периодах блокировки отгрузок, наличии фактов взыскания задолженности через ИМНС, суд и т.д. Тем не менее, наличие в истории работы с клиентом фактов несвоевременной оплаты не всегда говорит о «ненадежности» клиента – каждую ситуацию необходимо рассматривать индивидуально и оценивать тенденцию к улучшению/ухудшению кредитной дисциплины.
Кто занимается вопросами управления «дебиторкой» в «МОСТРА-ГРУПП»? Используются ли показатели для анализа эффективности работы ответственных сотрудников?
Если взглянуть на процесс возврата дебиторской задолженности глобально, то в этом процессе участвует множество сотрудников, начиная от торговых представителей «в полях» до специалистов кредит-контроля.
В зону ответственности торговых представителей входит непосредственно общение с клиентами по долгам, контроль поступления оплат за отгруженную торговым представителем продукцию.
Также за дебиторскую задолженность несут ответственность сотрудники отдела финансового контроля. Зона ответственности финансового контроля – проведение сверки взаиморасчетов с клиентами, оценка платежеспособности клиентов, контроль своевременности поступления оплат, контроль отгрузок товара клиентам с просроченной дебиторской задолженностью, непосредственно анализ дебиторской задолженности, общение с клиентами по проблемным долгам, определение методов взыскания просроченной задолженности, при необходимости – взыскание просроченной дебиторской задолженности через ИМНС.
Для всех сотрудников, отвечающих за тот или иной этап работы с дебиторской задолженностью, разработана система KPI, в которую включены показатели эффективности работы с дебиторской задолженностью.
Какие меры используют в «МОСТРА-ГРУПП» для воздействия на должников?
В случае возникновения просроченной задолженности действует автоматическая блокировка отгрузок в адрес должника – стоп-лист. Постановка должника в стоп-лист является дополнительным сигналом для торговых команд и специалистов кредит-контроля к принятию мер по возврату задолженности.
Когда необходимо вернуть долги, первая мера – это общение с должником. В большинстве случаев обсуждения необходимости скорейшего возврата достаточно, чтобы долг был возвращен в ближайшие дни.
В случае, когда должник полностью признает долг, но по каким-либо причинам долг не может быть погашен полностью в короткие сроки, рассматриваем погашение долга частями – в этом случае согласовываем график платежей.
Если долг не погашен в течение двух недель, должнику направляется письменное уведомление о просроченном платеже с указанием сроков возврата и реквизитов для осуществления платежа.
Если же и письменное уведомление (претензия) не повлекло за собой возврат задолженности, применяются также:
- взыскание задолженности через ИМНС (в данном случае требование должнику выставляет налоговая инспекция, счета должника блокируются до списания задолженности либо отзыва требования налоговой инспекцией);
- взыскание задолженности в судебном порядке (должник несет расходы по пеням, процентам за пользование чужими денежными средствами, госпошлине).
Что является важным при работе с дебиторской задолженностью?
Как и любой бизнес-процесс, протекающий в «МОСТРА-ГРУПП», работа с дебиторской задолженностью строится с учетом принципов и ценностей компании. Безусловно, при работе с дебиторской задолженностью важна нацеленность на результат. При этом в работе с дебиторской задолженностью необходимо не только достигнуть поставленных целей, но и в процессе работы руководствоваться принципами партнерства – ориентироваться на потребности как коллег, компании, так и клиентов, искать максимально выгодные для всех участников процесса решения.
