Рабочий день подходит к концу, вы смотрите на свой список дел и вас сразу охватывает разочарование, когда понимаете, что выполнили едва ли половину задач. Вы просидели за компьютером восемь часов, но почему-то не добились большего.
Расплывчатое обязательство «стать более продуктивным» не сработает, для решения проблемы необходимы конкретные методы и приемы, которые можно применить, чтобы максимизировать свое время и результат. Алексей Чеховский, заместитель начальника управления продаж компании «МОСТРА-ГРУПП», делится семью советами, которые вы можете использовать, чтобы сосредоточить свое внимание и справиться со всеми делами.
- Управляйте своей энергией, а не только временем
У людей естественным образом случаются «приливы» и «отливы» в их рабочих процессах. Вместо того, чтобы удваивать потребление кофеина, разумнее обратить пристальное внимание на то время суток, когда вы чувствуете себя наиболее энергичным.
Для этого я советую вести дневник (хотя бы неделю или две, чтобы выявить тенденции) и отмечать, что вы чувствуете. Так будет легче определить биологический прайм-тайм – время, когда вы в тонусе.
Обладая этой информацией, можно эффективнее распределять работу, планируя глубокую, сложную или творческую активность на «продуктивные часы» и оставлять простые задачи на то время, когда наступит истощение.
- Приоритизируйте список задач
Попробуйте свести к минимуму свои приоритеты. Я рекомендую выбрать от пяти до девяти задач, которые вы хотите выполнить в один день. Это связано с психологическим принципом под названием «Магическое число семь плюс-минус два».
Я бы посоветовал придерживаться аналогичного правила «1-3-5» для составления списка дел: одна крупная задача, три средних и пять маленьких.
Если вы действительно изо всех сил пытаетесь выяснить, что заслуживает места в вашем перечне, то используйте матрицу Эйзенхауэра (иногда называемую матрицей приоритетов), чтобы отсортировать свои задачи и определить, какие из них заслуживают самого глубокого погружения, а какие можно делегировать или полностью исключить.
- Отключите отвлекающие факторы
Отвлекающие факторы практически невозможно устранить полностью, но их можно сократить. Например, закрыть электронную почту во время выполнения сложной задачи, переключить телефон в режим «не беспокоить», надевать наушники и многое другое, чтобы не отвлекаться на окружающие факторы.
- Сосредоточьтесь на чем-то одном
Человеческий мозг на самом деле не способен к многозадачности. Вместо этого мы быстро переключаемся между различными задачами. По сути, отвлекаем себя и добровольно снижаем продуктивность.
Чтобы заставить свой мозг делать одно дело, я бы посоветовал сказать вслух то, над чем вы собираетесь работать (например: «Я собираюсь закончить отчет»). Вот и все! Это прием называется «внешний разговор с самим собой». Есть исследования, которые показали, что он может оказать реальное влияние на поведение.
- Выстройте здоровые привычки
На продуктивность влияет не только работа, но и личная жизнь. Поддерживать здоровые привычки гораздо сложнее, чем говорить о них. Но даже небольшие изменения окажут влияние на уровень энергии, концентрацию внимания и общее настроение. Я посоветую несколько простых вещей, которые вы можете попробовать:
- Выпивайте целый стакан воды перед утренним кофе или чаем.
- Не забывайте вставать из-за рабочего стола и делать разминку.
- Ложитесь спать раньше (можно даже на полчаса), чтобы отдохнуть немного больше.
- Сделайте перерыв
Заманчиво думать, что чем больше времени вы проводите за столом, тем больше вы успеете сделать. Но на самом деле регулярные перерывы могут повысить вашу продуктивность.
Если вы склонны зацикливаться на работе, используйте «Метод Помидора». Суть техники проста: в течение 25 минут необходимо работать, не отвлекаясь, а затем сделать пятиминутный перерыв. Далее чередуется работа и отдых с одинаковыми интервалами. Рабочий интервал — это и есть один помидор.
А если вы хотите максимизировать свой отдых за короткое время, то я советую выйти на улицу, чтобы подышать свежим воздухом и, тем самым, облегчить умственную усталость.
- Избавьтесь от перфекционизма
Я думаю, что одно из самых коварных убеждений, которое ограничивает производительность больше всего, — это перфекционизм. Стремление к совершенству приводит к неспособности как начинать дела, так и заканчивать их.
Желание выполнять работу безупречно достойно восхищения, но оно также может существенно помешать вашему прогрессу и плодотворности. Чтобы сосредоточиться на результате, а не на совершенстве, я советую принять разумные сроки для выполнения задач и придерживаться их. Установите для себя четкие критерии успеха, которые основаны на достижимых целях, а не на абсолютном совершенстве. Помните, что даже маленький прогресс важен, и отмечайте каждый шаг вперед. Это поможет вам поддерживать мотивацию и увидеть ценность в усилиях, которые вы прилагаете, независимо от того, насколько они идеальны.
Производительность – это постоянная и тяжелая работа, и правда в том, что вы человек, и вы не будете работать с максимальной эффективностью каждый день. Однако, включив мои простые приемы в свою повседневную жизнь, вы сможете прийти к потрясающим результатам: добиваться большего за меньшее время, повышать продуктивность и управлять своим временем. Действуйте и полностью раскройте свой потенциал в профессиональной жизни!
