После разгрузки товара в торговой точке сотрудники магазина проверяют продукцию и сопоставляют ее с заказом и сопроводительными документами. Именно на этом этапе чаще всего обнаруживаются расхождения. Разберем, какие ситуации встречаются при приемке товара и почему важно проверять его сразу после доставки.
Какие расхождения встречаются чаще всего
При приемке можно столкнуться с несколькими типичными ситуациями:
- Недостача. Фактическое количество товара, меньше указанного в документах. Например, вместо 20 упаковок в магазин поступило 18.
- Пересорт. Количество совпадает с документами, но товар отличается от заказанного. Это может быть другой артикул, объем, вкус или разновидность продукции.
- Повреждение. У товара или упаковки обнаружены дефекты. Они могли возникнуть во время транспортировки, погрузки или разгрузки. В зависимости от характера повреждения такую продукцию могут не принять.
В каждом случае необходимо установить, что именно не совпадает с заказом и накладной, и зафиксировать это в установленном порядке, а также отразить в акте приемки по количеству и качеству.
Почему проверять товар нужно сразу
Приемка позволяет выявить проблему в тот момент, когда поставка еще находится под контролем магазина и представителя доставки. Количество необходимо пересчитать, проверить упаковку и сроки годности, а фактические позиции сравнить с заказом и документами.
Если расхождение обнаружено уже после приемки, установить обстоятельства становится сложнее. Согласно законодательству Республики Беларусь, объявление о выявленных расхождениях, браке должно происходить не позднее чем в десятидневный срок. Если расхождение выявлено не в момент приемки, для его удостоверения необходимо вызвать представителя поставщика и в его присутствии составить акт расхождений, а это влечет дополнительные затраты времени с обеих сторон.
При этом процедура подтверждения выявленных расхождений также усложняется, поскольку может потребовать фото- и видеосъемки, предоставления информации от службы безопасности и т. д. Дополнительную сложность создает то, что к этому моменту товар мог уже попасть на склад или в торговый зал, смешаться с другой продукцией или быть частично реализован.
Поэтому недостачу проверяют повторным пересчетом, повреждения осматривают до перемещения товара, а при пересорте уточняют артикул и другие характеристики продукции.
Почему важно анализировать такие случаи
Разовое расхождение можно устранить в рамках конкретной поставки. Если же подобные ситуации повторяются, стоит разобраться в причинах их возникновения.
Регулярная недостача может быть связана с комплектацией или погрузкой. Пересорт нередко возникает из-за ошибок при сборке заказов. Повреждения определенного товара могут указывать на проблемы с его хранением или транспортировкой.
Важно вовремя разобраться в ситуации, установить причину, правильно ее зафиксировать и определить дальнейшие действия. Для магазина это помогает избежать ошибок в учете и проблем с товаром после приемки. Для дистрибьютора такие случаи становятся источником информации о качестве поставок и позволяют вовремя выявлять повторяющиеся сбои и корректировать логистические процессы.
