«МОСТРА-ГРУПП» — один из крупнейших дистрибьюторов FMCG товаров в Республике Беларусь, ежедневно компания обслуживает более тысячи клиентов, для чего выписываются более двух тысяч накладных.
Отдел учета — важная часть компании, которая отвечает за оперативный учет товародвижения и отчетность по операциям с товарами, включая поступление, перемещение, реализацию и списание, работу с электронным документооборотом и электронными счетами-фактурами (ЭСЧФ).
Отдел учета включает в себя пять секторов: сектор по оприходованию, сектор по возвратам, сектор по работе с бланками строгой отчетности (БСО), сектор по списанию и перемещению товара, сектор по работе с ЭСЧФ и претензионной работе и отчетности. В отделе работают 27 сотрудников, 14 из которых - больше десяти лет. Сегодня мы расскажем, как проходит их рабочий день.
Начало работы
Первыми на работу приходят архивариусы и делопроизводители. Они принимают от логистического провайдера документы за прошедший день, проверяют их на корректность заполнения, раскладывают по категориям документов и передают специалистам для проведения в учетной системе.
Архивариус производит контроль наличия бланков накладных и, при необходимости, формирует запрос на закупку новой партии, чтобы обеспечить Отдел выписки необходимым запасом БСО.
Делопроизводители ведут также учет движения накладных, чтобы все выписанные накладные были возвращены после доставки, проведены и помещены в архив. Еженедельно и ежемесячно формируют отчет по возврату накладных и производят сверку с логистическим провайдером и другими службами компании.
«Ранние пташки» также и специалисты по возвратам. Их задача — принять и проверить возвратные накладные от клиентов. Специалисты сектора проводят возвратные накладные на основании проектов возвратов, которые были созданы торговыми представителями, сверяют проекты с первичными документами, проводят проверку цен и количества, указанных в накладных на соответствие данным учетной системы, а затем вносят данные в учетную систему. В случае обнаружения ошибок, связываются с клиентами и согласуют внесение корректировок.
Работа с накладными
Получив от делопроизводителей проверенную партию накладных, специалисты сектора по работе с БСО проверяют и подтверждают в учетной системе статус накладных и дату доставки, проводят акты расхождений и по итоговым данным для каждой накладной создают запрос на формирование ЭСЧФ по НДС.
Работа с накладными — это не только техническое проведение документов в системе, но и активная работа с клиентами и логистическим провайдером по корректировке ошибок, допущенных при оформлении, и их устранение.
Уже проведенные документы передаются делопроизводителям. Накладные сортируются, сканируются в электронный архив, раскладываются по коробам и физически помещаются в архив.
При необходимости любой специалист компании может запросить накладные из архива, используя функционал программного продукта «Меркурий», являющегося собственной разработкой компании «МОСТРА-ГРУПП».
Поступление товаров
Прежде чем продать товар клиенту, необходимо обеспечить его поступление на склад. Это задача логистического департамента компании вместе с логистическим провайдером.
Задача отдела учета — оперативно отразить поступление товаров и оформить документы на хранение. Специалисты сектора по оприходованию отражают фактическое поступление продукции в учетной системе на основании информации, полученной от работников склада, проверяют соответствие количества товаров с приходными документами, а также отражают составленные при приемке акты.
После этого товар обозначается как «оприходованный», а значит торговые представители могут формировать заказы от клиентов, а отдел выписки может печатать накладные на продажу.
Перемещение и списание товаров
В течение дня происходит непрерывное движение товаров и документов, поступает информация от сотрудников склада, контролирующих качество и сроки годности продукции. При необходимости, сотрудники отдела учета проводят списание товаров по оформленным актам, претензиям, готовят документы для осуществления утилизации.
В целях контроля наличия товаров, переданных на хранение логистическому провайдеру, проводится инвентаризация товарных запасов. Ее результаты фиксируются в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях. Данные в учетной системе приводятся в соответствие фактическим данным.
Отчеты по реализации товаров
Как итог деятельности, отдел учета предоставляет отчеты по товародвижению и его документальному сопровождению всем заинтересованным департаментам и службам. А по итогам месяца сотрудники отдела готовят сводные отчеты по товародвижению, которые предоставляют в отделы бухгалтерского учета, управленческого учета, в логистический департамент, в органы государственной статистики и на портал ЭСЧФ ИМНС.
Любой товар в руках дистрибьютора проходит свой жизненный цикл. Он поступает и хранится на складах, перемещается между ними, доставляется клиенту, если необходимо возвращается и утилизируется. Каждый этап этого сложного пути сопровождается специалистами отдела учета, которые обеспечивают документальное сопровождение и учет каждой единицы продукции. Такой порядок является фундаментом для стабильной работы компании и доверия «МОСТРА-ГРУПП» со стороны партнеров и клиентов.
